Referat fra tillitsmannskonferansen i DIS-Norge 10-11.mars 2001 i Oslo/Skagerrak
Lagt inn av Espen Berg, 11.jan 2010
Deltakere var: Jan E. Braaten, Aust-Agder, Gunnar Jacobsen, Buskerud, Stig H. Pedersen, Finnmark, Steinar Oddenes og Arne Kjell Øverland, Haugaland, Lillian Kristiansen, Hedmark, Renathe Wågenes og Kenneth Bratland, Hordaland, Kjell Ove Hattrem, Møre og Romsdal, Karle Jensvik, Nord-Trøndelag, Finn Høve, Oppland, Vidar Holum, Oslo/Akershus, Viggo Eide og Magne Mæle, Salten,
Halvard J. Bolstad, Sogn og Fjordane, Eirik Strøm, Sør-Trøndelag, Bjørn Høgstmyr og Liv Marie S. Pettersen, Telemark, Rolf Bergli, Vest-Agder, Jan Willi Talgø, Vestfold, Kari Nicolaisen, Østfold, Alf Christophersen, DIStreff, Per Henrik Bache, valgkomiteen, Åse Wethal Holen, administrasjonen, fra styret: Jan Eri, Tone Moseid, Per Steinar Håklev, Vidar Øverlie, Lars Nygaard, Lars Løberg, Kjell Helge Moe, Rolf Holte, Norunn Klettum og Dagfinn U. Larsen.
Lars Nygaard og Lars Løberg deltok kun lørdag.
Konferansen lørdag kl 14 startet i Kronprinsensgt 9, Oslo.
Etter en kort presentasjonsrunde og praktisk informasjon innledet Lars Nygaard med foredraget:
DIS-serveren som arena og hjelpemiddel for lokallagene
Lars Nygaard redegjorde for valg av ny server og hvilke muligheter det gir oss. Han fortalte om tekniske detaljer og hvilke tjenester aktivitetsutvalget for internett ønsker å kunne tilby. Han snakket om ”dynamiske” webtjenester basert på databaser f.eks interaktive tjenester for medlemmer og lokallag basert på medlemsregisteret.
På spørsmål fra salen om hvorfor det er så mange spørsmål som skal fylles ut ved innmelding svarte han at statistikken kan brukes for å skreddersy tjenester og gi oss bedre innsikt i medlemsmassen.
Lars redegjorde for tilbudet om permanente e-post adresser f.eks leder@disnorge.no og muligheten for å lage e-postlister etter behovet.
Det vil bli avholdt en konferanse for web-ansvarlige til høsten.
Lokallagene vil få tilbud om å flytte egne nettsteder over på den nye serveren. Der vil lokallagenes web-ansvarlige få nesten samme rettigheter og muligheter på serveren, som medlemmer i det sentrale internett-utvalget.
De lagene som ønsker det kan benytte verktøyene som tilbys, det blir tilrettelagt for ”ikke –HTML-kyndige”.
Stikkordene fra Lars Nygaards foredrag vil bli lagt ut på web.
Kilderegistrering og avtalen med Riksarkivaren v/ Lars Nygaard
Lars informerte om avtalen med Riksarkivaren.
Det overordnede målet er å øke tilgangen til norsk kildemateriale for alle slektsgranskere ved hjelp av dataregistrering og digital formidling.
Hensikten med avtalen er å legge forholdene best mulig tilrette for den nasjonale dugnaden.
Han snakket om rettighetene til dataene og muligheten for å selge hefter, cd-er o.l. for å skaffe inntekter til lokallagene.
Han trakk fram hvor viktig det er at alle registreringsgrupper har en leder.
Skifter som kilde for lokal- og slektshistorie v/ Lars Løberg
Ved flere eksempler viste Lars hva man kan lese ut av skifter f.eks slektsforhold, velstand, materielle nyvinninger, jordbrukshistorie, overgangen til sjølveie, prisutvikling og binæringer og hvem det ble holdt skifter etter. Han viste hvordan man kan få mye ekstra informasjon ut av skiftene ved å se på flere fra samme tidsrom og sammenligne dem med skifter fra andre perioder. Som eksempel brukte han skifter i Trysil. Utfra året de var utført ble skiftene delt i 4 like store grupper. Han brukte så de fire tidsperiodene til å sammenligne og se på den økonomiske utviklingen innen Trysil med vekt på prisutviklingen. Det må lages en egen oversikt over prisutviklingen for hvert sted, fordi det kan være store forskjeller i prisutviklingen fra bygd til bygd.
Foredraget viste hvor viktig skiftene er i slektshistorien, særlig for å få vite litt mer om det livet de som omtales levde.
Etter foredraget var det avreise til båten, middag og sosialt samvær.
Kl 9 søndag morgen startet konferansen og vi holdt på til kl 19 avbrudt av lunsj.
Medlemsregisteret v/Jan Eri
Jan fortalte om det forrige medlemsregisteret og hvorfor det ble byttet ut sommeren 2000. Det nye registeret har gjort det enklere å få til kontinuitet i driften og økonomidelen gjør oppfølgingen av medlemskontingenten enklere.
Det ble understreket at oppdateringer i medlemsregisteret skal gå rett til DIS-Norge via skjemaene på hjemmesiden vår, lokallagene får så oppdaterte lister fra kontoret.
Jan informerte om rutinene for purringer mm
På oppfordring kom lokallagene med ønsker om forskjellige rapporter, særlig betalingsinformasjon og endringer i medlemsregistert. Disse ønskene vil bli hensyntatt i det videre arbeidet.
Ny logo og bruk av den v/Jan Eri
Jan informerte om bruken av logoen. Han viste en del eksempler på hvordan logoen ikke skal brukes. Det skal ikke lages rammer rundt, navnet på lokallaget skal skrives under logoen, det skal ikke gå utenfor selve logoen, da må navnet heller brytes slik at det kommer på to linjer. Komplett bruksanvisning ligger på web.
Ny logo kan brukes i markesføring av foreningen. Det kom fram forslag og ønsker om nye artikler med logoen på f.eks pins. AU for samarbeid og utadrettet virksomhet arbeider videre med dette.
God foreningsdrift v/ Viggo Eide og Vidar Øverlie
13 lokallag hadde sendt inn regnskap og årsmeldinger, Viggo og Vidar hadde sammenlignet dem.
De så på inntektene til lokallagene, hvor stor andel er kontingenten og hvike andre inntektskilder har de? Kontingenten utgjør 87-100% av inntekten til alle lagene med unntak av Salten som tjener mye på salg av skifter og Rogaland som har inntekt på slektsforskerdagen.
Alle lagene hadde overskudd i regnskapet, egenkapitalen er variabel. Foredragsholderne så imidlertid ingen grunn til at lokallagene skal salte pengene i en bank. Målet må heller være at overskuddet brukes på drift, men at de har litt reservekapital.
DIS-Salten slektshistorielag fortalte hvordan de driver foreningen, bl.a låner de ut bøker via biblioteket der de har møter (der har de også egne skap)
DIS-Rogaland formidlet hva de driver med.
Etterpå var det gruppearbeid.
Gruppene skulle svare på følgende spørsmål:
a) Hva er god foreningsdrift i ditt lag?
b) Hva skal aktivitetsutvalget for lokallag jobbe med?
c) Hva ønsker medlemmene i ditt lokallag?
Det var mye av det samme som kom fram fra alle gruppene.
På pkt a)
Regelmessige medlemsmøter med profil, innhold og større oppmøte. Interessante og varierte tema. Styret må ha kjøreplan for framtidige møter.
God markedsføring av arrangement er viktig f.eks via radio og avis.
Ha lokale møter forskjellige steder i distriktet. Laget kan gjerne ha lokale grupper der det er praktisk.
Det er viktig med informasjon til alle medlemmer som ikke kommer på møtene enten i form av e-post, medlemsblad e.l.
Arrangere slektsforskerdag.
Lage spørreundersøkelse for å finne ut hva medlemmene er interessert i.
Laget må ha en målsetning for drift og økonomi (de skal ikke være bank)
Bør ha en strategiplan.
B) Støtte og ideskaping til prosjekter i lokallagene.
Samkjøre prosjekter mellom forskjellige lokallag
Prioritere en idebank.
C) Medlemsblad
Informasjon på internett
Opplæring på data, særlig programbruk
Info om linker til slektssider på internett
Medlemmene ønsker informasjon og kurs på sitt nivå.
Distreff v/ Rolf B. Holte og Alf Christophersen
Rolf orienterte kort om basen og bruken av den.
En ny brosjyre om DIStreff sendes til alle lokallag i et antall på 250 stk, som kan legges ut på for eksempel medlemsmøter, biblioteker eller arkiver. Dersom lagene seinere ønsker flere brosjyrer, kan de bestille fra ham.
Han ønsket at 95 % av oss som var med på konferansen, skulle sende inn sitt bidrag i løpet av kort tid.
Alf Christophersen:
DIStreff er egentlig todelt: Den ene delen er søkbar på internett, den andre er rapporten du får
etter å ha sendt inn data.
Hva er hensikten med DIStreff?
- skape kontakt mellom forskere
- finne hvem som sitter inne med informasjon om slekter man ønsker å arbeide mer med
Hensikten er ikke å gi deg gratis informasjon som du kan gi ut som ditt arbeid!
Hvor mange bidragsytere?
I dag 730 deltakere
Pr 1/1 2001 681 ”
Pr 15/1 2000 549 ”
Altså er bare 10 % av medlemmene med på denne ordningen.
DIStreff bør være fast innslag på alle medlemsmøter:
- DIStreff-fadderen orienterer om tilbudet
- kunngjør i alle møteinnkallinger om dette
- oppfordre medlemmene til å ta med Gedcom-filer til møtene
- gi hjelp med: Gedcom-utdrag til møtene, eller vis hvordan på pc
- bidragsytere kan fortelle om sine erfaringer
- utfordre møtedeltakerne: ”Har du levert inn bidrag?”
- fortelle andre hva Gedcom er (være ”barfotleger”)
Hva er nytt når det gjelder DIStreff?
Lenket materiale (tar vare på slektsrelasjonene mellom personene) ble tatt i bruk i 2000.
Lager 2 rapporter på stedsnavn som er brukt: 1) Ukjente steder og 2) Kjente steder.
Flere tilleggsrapporter kan kjøres om ønskelig.
Til slutt viste Rolf og Alf søk i DIStreff-basen.
Idebank v/Jan E. Braaten
Det er et ønske å lage en felles database for utveksling av erfaringer og materiell mellom lokallagene.
Et aktuelt innhold kan være:
- Presentasjonshefter/informasjonsmateriell
- Referater fra møter, arrangement
- Standard skriv (for eksempel velkomstbrev), søknader
- Aktivitetsplaner
- Organisasjonsoppbygging
- Erfaringsrapporter
Deltakerne ble delt inn i fire grupper. De svarte følgende på oppgavene:
Spørsmål 1: Hvilke tema (gjerne i prioritert rekkefølge) bør være med i erfaringsdatabasen?
Gruppe 1:
- Mal eller huskeliste for slektsforskerdager
- Brosjyremaler til fri bruk
- Power Point-presentasjon av DIS-Norge
- Foredragsholderkatalog
- Kilderegistreringsrutiner
- Kurskatalog
- Administrativ håndbok (brevmaler, logoregler osv)
- Medlemsblad (gode ideer, kostnader, rutiner, økonomi)
- Lovlige arkiv over clipart og fotos
- Ressurspersoner i DIS-Norge
Husk at det skal være ajourført informasjon og en digital verktøykasse for medlemmer.
Gruppe 2:
Evaluering av arrangementer, for eksempel slektsforskerdager, konkrete erfaringer, sjekklister.
Medlemsmøter: foredragsholdere.
Søknader og lignende: økonomisk støtte, sponsormidler, tips til gratis lokaler.
PR-arbeid: tips og erfaringer.
Hvordan komme i gang med kilderegistreringsarbeid eller andre prosjekter.
Årsplaner.
Kurs: hva finnes?
”Skjemaer”: velkomstbrev til nye medlemmer, spørreskjemaer.
Medlemsblad: tips til stoff.
Gruppe 3:
1) Erfaringer fra slektsgranskerdager
2) Faglige temaer som kan være interessante på medlemsmøter
3) Markedsføring
4) Hvordan gjennomføre kilderegistrering
5) Vervebrosjyrer
6) Arkiv
7) Organisasjonsstruktur/hvordan skal styret arbeide
Gruppe 4:
Medlemsmøter med foredragsholdere (foredrag tilgjengelig for andre).
Kurs.
Erfaringsrapporter fra arrangementer (møter).
Dokumentmal (for eksempel slektstre)
Medlemsverving
Samarbeid/utveksle erfaring med andre organisasjoner.
Spørsmål 2: Hvor tilgjengelig bør erfaringsdatabasen være – hvem skal ha tilgang til den?
Gruppe 1 og 2 svarte: De tillitsvalgte.
Gruppe 3 svarte: Primært tillitsvalgte, gjerne åpent for alle.
Og gruppe 4: Sperring på medlemmer, eller tilgjengelig for alle?
Oppsummering ved innlederen:
Til spørsmål 2: Siden to grupper svarte konkret åpent kun for tillitsvalgte og de to andre gruppene var usikre på dette, er det flertall for at det skal være tilgjengelig for tillitsvalgte.
Stoffet vil bli lagt ut på DIS-Norges nettsted (Disdrift). Det vil seinere avgjøres om noe kan være åpent tilgjengelig.
Folk må sende inn aktuelt stoff til Jan Eivind: jabraate@c2i.net
Hvis ikke det kommer nok stoff, må aktivitetsutvalget gi oppdrag til aktuelle kandidater.
Det må være en oppstartsside som viser til nyheter.
Skifter i Salten v/Magne Mæle
Det registrerte materialet selges på CD-rom, og den er den eneste i sitt slag i landet. Andre lokallag kan få hjelp til å starte opp dersom de vil starte opp med noe lignende.
DIS-Salten vil antakelig sette i gang med å selge denne i USA også.
Folkekulturforbundet og kursing i DIS-Norges regi v/Norunn Klettum
Vår forening er tilsluttet en paraplyorganisasjon som heter Folkekulturforbundet.
Dermed kan vi få tilskudd til kursvirksomhet. Man skal ikke betale for bruk av offentlige undervisningsbygg når de brukes til kursvirksomhet.
For å få tilskudd må opplæringstiltak fylle disse kravene:
- minst 5 deltakere over 14 år
- minst 12 timers lengde på kurset
- minst 5 av deltakerne må fullføre minst 75 % av kurset
- kurset må følge en godkjent studieplan
- det må være åpent for alle og være offentlig annonsert
Norunn har laget en oversikt over titler på kurs som vår forening bør tilby, likeledes har hun laget et hefte med de kursplaner som inntil nå er ferdige.
Forslag til andre kurs som kom fram på konferansen:
- hvordan produsere og selge slektsbok
- hvordan arrangere slektsstevne
- arrangere kurs for bibliotekpersonale i slektsforskning (husk at vi er ressurspersoner!)
- drift av lokallag
Norunn vil lage studieplan til kurs når folk sender inn forslag om dette.
Informasjon om kursarbeid og skjemaer ligger på: www.folkekultur.no
En oversikt over kurs i alle studieorganisasjoner vil komme på: www.kursoversikten.no
Ta gjerne kursavgift, og våre medlemmer bør betale mindre på kurs som vi selv arrangerer.
Hvorfor slektsforskning?
Det som driver en person til å begynne med slektsforskning, er som oftest et ønske om å finne sine ”røtter”. Men siden viser det seg at emnet gir en stor grad av kunnskap i lokalhistorie, samfunnshistorie og menneskekunnskap. Når en person blir mer erfaren i slektsforskningens mange fasetter, vil de gradvis bli fortrolig med nedarvede væremåter, normer og uttrykksformer. En opplæring innen de mange fagområder som emnet dekker, vil ivareta og utdype kursdeltakernes kjennskap til lokale og nasjonale tradisjoner.
Slektsforskning før:
I tidligere tider var det bare de adelige og kongelige som førte slektstavler. Så ble det aktuelt for det som var ”legatslekter” å bevise at de tilhørte slekten, da dette hadde en økonomisk betydning. Deretter våknet en sterk interesse for enten å finne etterkommere etter en bestemt person, eller å finne ut hvem man stammet fra. Denne interessen for ”sine røtter” ser bare ut til å øke i samfunnet.
Slektsforskning i vår tid:
I de siste årene er det blitt en oppblomstring av interesse for fortiden. Interessen kan begynne med at man ønsker å studere et lokalsamfunn og utviklingen der. Eller de er fokusert på spørsmålet: ”Hvem er jeg?”. Da vil mye bli satt inn på å finne sine forfedre. Men det allminnelige mennesket møter barrierer ved å forsøke å finne fram til aktuelle kilder og tyde gamle kilder og dokumenter. Her har det blitt et stort behov for opplæring.
Slektsforskning i framtiden:
”Det er vanskelig å spå, især om framtiden”, sa Piet Hein. Men tendensene ser ut til å peke mot at i tiden som kommer, vil det bli like naturlig å ta rede på hvem som er ens forfedre som det i dag er vanlig å vite sin blodtype. Genforskningen åpner helt nye behov for å vite hvem som er i slekt og hva som ligger i slektens gener på godt og ondt. Dette vil føre til at helt nye grupper av mennesker vil søke etter sin slekt.
Foreningens satsing framover vil bli:
- økning i slektsfaglig kompetanse
- økning i forståelse av ”samfunnets hukommelse”, det vil si arkivene
- økning i forståelse av både vår nære fortid og vår fjernere fortid
- forståelse av riktig bruk av internett i slektsforskning
- forsterke samarbeidet over kommunegrensene i dette arbeid
Organisasjonsstruktur v/Jan Eivind Braaten
Strategiutvalget som ble oppnevnt for å se på oppbygging av lokallag og lokale grupper, har bestått av Jan Eivind Braaten, Steinar Oddenes, Ingulf Niskavara og Turid Hølleland.
Stikkord er:
Mangfold
Egenart
Vekstpotensiale
Resultatet av ovenstående vil bli aktivitet.
Utvalget foreslår å skape lokalgrupper innenfor de geografiske grensene til de eksisterende lokallag. Når aktivteten i en lokalgruppe synes stabil nok, kan en i samarbeid med gjeldende lokallag, søke DIS-Norge om å bli nytt lokallag.
Vi jobber lokalt for å skape aktivitet.
Lokale lag skaper likt tilbud:
- skaper medlemstilvekst
- skaper økonomisk inndekning for refusjon for samtlige lokallags representasjon på landsmøtet
Momenter til diskusjon:
Problem 1: Representasjon til landsmøter
- er vi fylkesrepresentanter?
- kommuneinndeling?
- medlemsstatistikk
Problem 2: Organisasjonsoppbygging innen fylket
Fra debatten:
Alf Christophersen: Virtuelle lag (ved hjelp av digitalt kamera, lyd, video) kan være interessante.
Finn Erik Høve: Uansett organisering trenger vi aktive tillitsvalgte.
Kjell Ove Hattrem: Ønsker utvalget å omorganisere strukturen?
Jan Eivind Braaten: Lokallagene oppfordres til å lage grupper. Eventuelle nye grupper må ha kontaktpersoner som tar på seg å drive aktiviteten. Hvilket minimums-medlemstall slike grupper bør ha, er ikke diskutert.
Tone Moseid: Tenk på Oppgavefordelingsutvalget i Staten: uansett hvordan man organiserer virksomheten, må aktivteten ledes av tillitsvalgte. Alle lagene må bruke tid på styremøter, sette opp budsjett, regnskap, informere medlemmer og skaffe foredragsholdere.
Hva med nettgrupper som et alternativ?
Dagfinn Ugelstad Larsen: Vi må tenke organisasjonskunnskap og medlemsdemokrati: Uansett hvor medlemmene bor, har alle stemmerett. Vi må tenke økonomi for å avgjøre hvor stort landsmøtet skal være. Tenk på et tall: for eksempel maksimum 50 representanter.
Viggo Eide: Det er to linjer i debatten: Hva er et lokallag? Og hvor stort skal landsmøtet være? Medlemmene bestemmer selv hvor mange lokallag det skal være. DIS-Salten kan ikke representere hele Nordland fylke. Representasjonen på landsmøtet har vært blodig urettferdig:
DIS-Haugaland har ikke representant på landsmøtet med 200 medlemmer, mens
DIS-Buskerud med 16 (?) medlemmer har 1 representant!
Vi må stimulere til mangfold. Og det må være nærhet til lokallaget.
Renate Wågenes: Det kan bli kaos hvis det blir masse små lag.
Kursevaluering v/Vidar Øverlie
Tema for konferansen:
Meget gode temaer.
Også satt opp i en god progresjon.
Opplegg:
Fint og målrettet.
Rammene rundt konferansen:
Meget rolig sjø! Fint organisert når vi alle er samlet på ett sted.
Deltakere:
Fint at to fra samme lokallag kunne være med.
Alle deltakerne bør lage rapport til sitt lokallag.
Hva kan eventuelt gjøres annerledes neste gang?
- Burde ha en presentasjonsrunde hvor lokallagene forteller hva de driver med.
- Ønskelig tema: Hvordan formidler lokallagene informasjon til sine medlemmer?
- Vanskelig å se for de som sitter på bakerste benk.
- Redaktøren eller andre fra redaksjonen burde vært med og laget reportasje.
- Dersom flere fra samme lokallag er med, kan utgifter til disse dekkes av lagene selv.
- Ønsker konkrete tips til hvordan drive lokallag.
»
