Retningslinjer for styrets faglige utvalg i DIS-Norge (FU)
Organisering
1. Faglige utvalg opprettes og nedlegges av DIS-Norges styre etter behov. De skal normalt opprettes på områder som er av vesentlig betydning for foreningen og som antas å være direkte knyttet til foreningens formål.
2. Styret oppnevner minst et medlem i hvert faglig utvalg. Styremedlemmet skal sørge for god kommunikasjon mellom utvalget og styret.
3. De faglige utvalgene skal ha en leder. Dette skal normalt ikke være den som er oppnevnt fra styret. Lederen oppnevnes av styret.
4. Lederen rekrutterer medlemmer til det faglige utvalget. Lederen informerer styret om personer som er innlemmet i eller har fratrådt utvalget. Utvalgsmedlemmer må ha sagt seg villige til å delta før de oppnevnes. Medlemmer av faglige utvalg bør være medlemmer av DIS-Norge.
5. Hvert faglig utvalg bør minst avholde minst ett fysisk møte hvert annet år. Ellers forventes medlemmene i utvalget å kommunisere med hverandre via kommunikasjonskanaler som ikke medfører reisekostnader.
6. Ledere av faglige utvalg inviteres til lederkonferanser, tillitsmannskonferanser og landsmøter i DIS-Norge.
7. Ledere av faglige utvalg vil normalt møte DIS-Norges styre minst en gang i landsmøteperioden for å diskutere utvalget, strategi og økonomi.
De faglige utvalgenes oppgaver
8. De faglige utvalgene er styrets organ for utvikling av oppgaver som er direkte knyttet til foreningens formål. Dette er områder der det normalt vil være viktig for foreningen å etablere, utvikle og fremme et aktivt miljø. Styret gir hvert faglig utvalg et mandat for sitt faglige område. Mandatet forankres i DIS-Norges styre og i det faglige utvalget.
9. De faglige utvalgene jobber innenfor sitt fagfelt og forholder seg til den overordnede strategi som foreningen har etablert. Innenfor disse rammer har de som hovedoppgave å planlegge, iverksette, gjennomføre, følge opp og eventuelt avslutte ulike tiltak innenfor sitt område. Tiltakene kan enten gjennomføres av utvalgets egne medlemmer, av DIS-medlemmer eller andre utenfor utvalget. I sistnevnte tilfelle skal utvalget lede gjennomføringen av tiltaket. De faglige utvalgene kan organisere aktiviteter som prosjekter innenfor sitt område.
10. Innen 1. november hvert år legger det enkelte faglige utvalg fram for styret en plan med prioriterte (rangerte) arbeidsoppgaver for det kommende året. Foreslåtte tiltak må kostnadsberegnes. Vesentlige oppgaver skal være forankret i foreningens strategi. Styret behandler disse planene og gir tilbakemelding om aktiviteter og tildeling av midler innen årets utløp. De faglige utvalgenes tildelte midler til aktiviteter inngår i foreningens budsjett.
11. Innen utgangen av hvert år leverer det enkelte faglige utvalg en kort årsrapport, som skal inngå i styrets årsberetning for foreningen.
12. Gjennom året rapporterer de faglige utvalgene om pågående saker, problemer og resultater til styret. Saker av prinsipiell betydning og tiltak som er spesielt viktige eller kostnadskrevende for foreningen, skal behandles og godkjennes av styret før de settes i verk. Styret kan dessuten på eget initiativ pålegge de faglige utvalgene nye oppgaver, stanse pågående aktiviteter eller omprioritere vedtatte oppgaver.
13. Henvendelser til foreningen eller foreningens styre innenfor et fagområde der det er opprettet et faglig utvalg oversendes normalt vedkommende faglige utvalg til behandling før saken legges fram for styret. Medlemmer av et faglig utvalg fremmer alltid sine egne spørsmål og forslag til styret gjennom lederen i det faglige utvalget.
14. De faglige utvalgene er forpliktet til å følge med i innleggene på Slektsforum om faglige diskusjoner som hører inn under utvalget samt DISforum og DISdrift. Dette gjøresfor å fange opp saker som opptar medlemmene eller lagene innenfor utvalgenes respektive ansvarsområder. Utvalgene har ansvar for å svare på spørsmål på vegne av foreningen når dette er påkrevd eller forventet, og ellers behandle saker der det ønskes eller kreves oppfølging eller konkrete tiltak fra foreningens side. Normalt rekrutteres medlemmer av utvalget som moderatorer for relevante faglige fora på Slektsforum.
15. Lederen for de faglige utvalgene kan uttale seg på vegne av foreningen i saker som ligger innenfor deres respektive ansvarsområde/mandat. Uttalelser av prinsipiell betydning eller stor viktighet for foreningen må på forhånd klareres med styret eller styrets leder.
16. De faglige utvalgene kan om ønskelig forhandle fram avtaler mellom DIS-Norge og instanser utenfor foreningen på områder innenfor sitt ansvarsområde/mandat. Slike forpliktende avtaler må alltid godkjennes av styret og undertegnes både av DIS-Norges leder og lederen for det faglige utvalget.
Ajourført 25.11.2008 (tj)
